Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni
Med Aura Medikal Limited Şirketi
Müşteriler, müşteri adayları, tedarikçiler, iş ortakları, internet sitesi ziyaretçileri ve iletişim kuran kişiler için
Med Aura Medikal Limited Şirketi (“Medaura” veya “Şirket”) olarak, kişisel verilerinizin korunmasına önem veriyoruz. Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 10’uncu maddesi kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla; hangi kişisel verilerin hangi amaç ve hukuki sebeplerle işlendiğini, elde edilme yöntemlerini, alıcı gruplarını ve haklarınızı açıklamak amacıyla hazırlanmıştır. Aydınlatma metni açık rıza veya ticari ileti onayı niteliğinde değildir.
1 Veri Sorumlusunun Kimliği
Unvan: Med Aura Medikal Limited Şirketi
Adres: Kızılırmak Mah. Dumlupınar Bulv. Next Level No:3/A-11, 06510 Çankaya/Ankara
İnternet sitesi: https://medaura.com.tr/
E-posta: info@medaura.com.tr
2 Kapsam ve İşlenen Kişisel Veriler
Bu metin, Medaura’nın ürün ve hizmetleri hakkında bilgi, teklif ve iş birliği taleplerini; mevcut veya kurulacak ticari ilişkileri; internet sitesini ve iletişim kanallarını kapsar. Veriler, sizinle kurulan ilişkinin ve yaptığınız işlemin gerektirdiği ölçüde işlenir. Aşağıdaki kategorilerin tamamı her kişiden talep edilmez. Tüzel kişi bilgileri, bir gerçek kişiyle ilişkilendirildiği ölçüde kişisel veri kapsamına girer.
| Veri kategorisi | İlgili işleme göre veri örnekleri |
|---|---|
| Kimlik ve mesleki bilgiler | Ad, soyad, imza; unvan, meslek, temsil edilen şirket veya klinik ve yetki bilgileri. |
| İletişim bilgileri | Telefon, e-posta, iş ve teslimat adresi; iletişimde kullanılan sosyal medya kullanıcı adı. |
| Müşteri ve tedarikçi işlem bilgileri | Bilgi/teklif talepleri, yazışmalar, şikâyetler, sipariş, teslimat, sözleşme ve iş birliği kayıtları; ilgili eğitim/etkinlik talepleri. |
| Finans ve hukuki işlem bilgileri | İşlem gerektiriyorsa fatura bilgileri, ödeme/tahsilat kayıtları ve banka/IBAN bilgileri; uyuşmazlık ve resmî yazışmalar. |
| İşlem güvenliği bilgileri | IP, tarayıcı ve cihaz bilgileri, istek zamanı/yolu, hata ve güvenlik kayıtları; kullanılan teknolojiye göre oturum tanımlayıcısı. |
| İletişim içeriği ve ekler | Gönderdiğiniz mesajlar, talebinizi açıklamak için paylaştığınız belgeler ve diğer eklerde bulunan kişisel veriler. |
3 İletişim Kanalları ve Toplama Yöntemleri
Kişisel veriler; internet sitesine erişim sırasında otomatik yollarla, e-posta ve mesajlaşma sistemleri üzerinden tamamen veya kısmen otomatik yollarla; yüz yüze veya telefonla alınan bilgilerin veri kayıt sistemine kaydedilmesi ve basılı belgeler yoluyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilir. Bilgiler doğrudan sizden veya ticari ilişkiniz kapsamında temsil ettiğiniz kurumun yetkili kişilerinden sağlanabilir.
| Kanal | İşlenen bilgiler ve kullanım |
|---|---|
| İnternet sitesi | Ziyaret ve teknik güvenlik bilgileri, sitenin sunulması ve korunması için işlenir. Genel iletişim formu kullanılmamaktadır. İletişim, aşağıdaki kanallardan yürütülmektedir. |
| E-posta | info@medaura.com.tr adresine gönderdiğiniz kimlik/iletişim bilgileri, konu, mesaj ve ekler; talebin değerlendirilmesi, yanıtlanması ve takibi için işlenir. |
| Telefon | Görüşme sırasında bildirdiğiniz kimlik, iletişim ve talep bilgileri ile gerekli görüşme notları işlenir. Bu metin ses kaydı alındığı anlamına gelmez; ses kaydı uygulaması varsa önceden ayrıca aydınlatma gerekir. |
| Telefon/profil bilgileri, mesajlar ve gönderdiğiniz ekler; talebinizi değerlendirmek ve yanıtlamak için işlenir. Kullanım, WhatsApp altyapısında da veri işlenmesine neden olabilir. | |
| Instagram ve sosyal medya | Kullanıcı adı, herkese açık profil bilgileri ve bize yönelttiğiniz mesaj/yorum içeriği; iletişim ve taleplerin takibi amacıyla işlenir. Herkese açık yorumlar diğer kullanıcılar tarafından görülebilir. |
| Yüz yüze ve ticari belgeler | Sözleşme, teklif, sipariş, fatura, teslimat ve tedarik işlemleri için gerekli kimlik, temsil, iletişim ve işlem bilgileri elde edilir. |
WhatsApp veya sosyal medya kullanmak zorunda değilsiniz; e-posta veya posta yoluyla da bize ulaşabilirsiniz. Bu alternatifler de kendi altyapıları kapsamında veri işleyebilir. Dış platformların kendi amaçlarıyla yürüttüğü işlemler ilgili platformların aydınlatmaları kapsamında değerlendirilir; Medaura’nın bu platformları kullanmasından doğan yükümlülükleri devam eder.
Genel iletişim kanallarından hasta bilgisi, sağlık geçmişi, tıbbi rapor, kişisel sağlık fotoğrafı veya gereksiz kimlik belgesi paylaşmamanızı rica ederiz. Medaura bu kanallardan kişiye özel tıbbi değerlendirme sunmaz. İstenmeden özel nitelikli veri iletilmesi, başlı başına açık rıza veya işleme yetkisi oluşturmaz. Böyle bir veriyle karşılaşılırsa Kanun’un güncel 6’ncı maddesindeki uygun şart ve yeterli önlemler değerlendirilir; işleme şartı yoksa veri işlenmeye devam edilmemeli ve mevzuata uygun imha edilmelidir.
4 İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler
Kişisel veriler Kanun’un 4’üncü maddesindeki ilkelere uygun, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenir. Hukuki sebepler faaliyet bazında aşağıda açıklanmıştır. Birden fazla sebebin gösterildiği satırlarda ilgili ilişkinin niteliğine uygun şart uygulanır; her şart bütün işlemlere topluca uygulanmaz.
| İşlem ve amaç | Veriler | Hukuki sebep |
|---|---|---|
| Ürün bilgisi, teklif, sipariş ve sözleşme taleplerinin değerlendirilmesi ve ticari ilişkinin yürütülmesi | Kimlik, iletişim, meslek/temsil, müşteri işlemi | İlgili kişi sözleşmenin tarafıysa m.5/2-c. Tüzel kişi temsilcisi/çalışanı bakımından gerekli iş iletişimi için m.5/2-f. |
| Tedarikçi ve iş ortağı ilişkilerinin kurulması, teslimat ve operasyon koordinasyonu | Kimlik, temsil, iletişim, sözleşme/teslimat | Gerçek kişi taraf için m.5/2-c; temsilci ve irtibat kişisinin gerekli verileri için m.5/2-f. |
| Genel bilgi ve iş birliği taleplerine yanıt verilmesi, talep ve şikâyet takibi | Kimlik, iletişim, mesaj ve ekler | İletişimin yürütülmesindeki meşru menfaat için m.5/2-f; sözleşme tarafının ilgili talebinde m.5/2-c; uyuşmazlıkta gerekli kayıtlar için m.5/2-e. |
| Fatura, muhasebe, ödeme ve mevzuat yükümlülükleri | Kimlik, finans, işlem ve hukuki kayıt | İlgili işlemin gerektirdiği vergi/ticaret mevzuatı uyarınca m.5/2-a ve m.5/2-ç; sözleşme kapsamındaki ödeme için m.5/2-c. |
| Site ve bilgi sistemlerinin güvenliği, yetkisiz erişimin ve kötü amaçlı trafiğin önlenmesi | Teknik erişim, hata, güvenlik kayıtları | Gerekli ve ölçülü güvenlik işlemleri için m.5/2-f. Somut kanuni kayıt yükümlülüğü varsa m.5/2-a veya m.5/2-ç. |
| Hukuki taleplerin değerlendirilmesi, uyuşmazlıkların ve resmî taleplerin takibi | İlgili kimlik, işlem ve hukuki kayıtlar | Hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için m.5/2-e; bağlayıcı yükümlülükler için m.5/2-ç. |
Meşru menfaat kullanılan işlemlerde ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmemesi, işlemenin zorunlu ve ölçülü olması gerekir. Bilgi istemek veya bize mesaj göndermek, reklam ve kampanya gönderimine onay verdiğiniz anlamına gelmez. Açık rıza gereken işlemlerde aydınlatma ile rıza ayrı sunulur ve rıza vermemek temel hizmetlerin şartı hâline getirilmez.
Bu internet sitesinde platformun ziyaretçi analitiği kapalıdır.
5 Çerezler Hesaplar ve Etkinlik Görselleri
Çerez ve benzeri teknolojilerin adları, amaçları, süreleri ve yönetimi ayrı Çerezler Politikası’nda açıklanır; bu metin çerez onayı yerine geçmez. Yetkili ekip üyelerine ait hesapların kimlik doğrulama ve erişim süreçleri için hesap açılışında ayrıca aydınlatma sunulmalıdır. Etkinlik katılımcısı fotoğraflarının çekimi ve internet sitesinde yayımlanması da kendi amacı ve hukuki sebebi belirtilen ayrı etkinlik aydınlatması ve gerektiğinde ayrı izin süreciyle ele alınmalıdır.
6 Kişisel Verilerin Aktarılması
Veriler, yalnızca ilgili işlem için gerektiği ölçüde ve Kanun’un 8’inci maddesindeki şartlarla aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir. Bu liste sınırsız paylaşım yetkisi vermez; fiilen hizmet alınan ve veri erişimi bulunan alıcı grupları esas alınır.
| Alıcı grubu | Aktarım amacı ve sınırı |
|---|---|
| Barındırma, e-posta, veri saklama ve teknik destek sağlayıcıları | Sitenin ve iletişim sistemlerinin işletilmesi, güvenlik, bakım ve gerekli saklama işlemleri; görev için gerekli verilerle sınırlı erişim. |
| Kullanılan mesajlaşma ve sosyal medya platformları | Tercih ettiğiniz kanalda mesajların iletilmesi ve yanıtlanması; platform altyapısı ve kendi işleme kapsamı dikkate alınır. |
| Mali müşavirler, hukuk ve denetim danışmanları; ilgili bankalar ve teslimat sağlayıcıları | Hizmet/işlem varsa muhasebe, ödeme, teslimat, hukuki süreç ve denetim için gerekli kayıtların paylaşılması. |
| Yetkili kamu kurumları ve yargı mercileri | Mevzuattan veya bağlayıcı talepten kaynaklanan bildirimlerin yapılması ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi. |
İletişim mesajlarınız ana distribütöre veya kliniklere iletilmemektedir. Aktarım süreçleri değişirse ilgili alıcı ve amaç hakkında işlemden önce ayrıca bilgi verilir.
7 Yurt Dışına Aktarım
İletişim platformları, e-posta veya bulut hizmetlerinde yurt dışında barındırma, saklama ya da yurt dışından erişim söz konusu olabilir. Bu işlemlerin veri akışı, alıcı rolü ve ülkeleri her hizmet için somut olarak belirlenmelidir. Düzenli aktarımda Kanun’un 5 veya 6’ncı maddesindeki uygun işleme şartıyla birlikte, 9’uncu madde uyarınca yeterlilik kararı veya uygulanabilir uygun güvence bulunmalıdır. Yeterlilik ve uygun güvence yoksa istisnai aktarım hâlleri ancak kanuni koşulları ve arızilik şartı sağlandığında kullanılabilir. WhatsApp kullanmanız veya mesaj göndermeniz tek başına düzenli yurt dışı aktarımını hukuka uygun hâle getirmez.
8 Saklama ve İmha
İletişim kayıtları, talebin yanıtlanması ve sonuçlandırılması için gereken süreyle; sözleşme, sipariş ve ödeme kayıtları ilgili işlemin yürütülmesi, bağlayıcı saklama yükümlülükleri ve uygulanabilir hak arama süreleriyle sınırlı tutulmalıdır. Teknik güvenlik kayıtlarının süresi, güvenlik ihtiyacı ve varsa somut yasal yükümlülüğe göre belirlenmelidir. Uyuşmazlık kayıtlarında ilgili sürecin kesinleşmesi ve uygulanabilir süreler dikkate alınır.
İşleme şartları ortadan kalktığında veriler, Kanun’un 7’nci maddesi ve ilgili yönetmeliğe uygun silinmeli, yok edilmeli veya anonim hâle getirilmelidir. Yedekler ve dış platformlardaki kayıtlar da süreç kapsamında değerlendirilmelidir.
Genel bilgi ve iletişim yazışmaları üç ayda bir gözden geçirilir. Sonuçlanmış ve devam eden bir işleme amacı ya da saklama yükümlülüğü bulunmayan yazışmalar silinir. Sipariş, fatura, sözleşme ve uyuşmazlıkla ilişkili kayıtlar bu genel temizliğin dışında, kendilerine uygulanabilir saklama yükümlülükleri ve hak arama süreleri kapsamında değerlendirilir.
Bu gözden geçirme işletme tarafından uygulanır; üç ay bütün mesajların otomatik silinme süresi değildir. E-posta, WhatsApp veya Instagram üzerinde otomatik silme yapıldığı anlamına gelmez.
Etkinlik fotoğraflarının yayımlanmasına ve saklanmasına duyulan ihtiyaç ile yayın dayanağı yılda bir gözden geçirilir. İşleme amacı veya dayanağı kalmayan görseller için kamuya açık kopyalar ve özel yedekler birlikte değerlendirilerek gerekli silme işlemleri yürütülür.
Yıllık gözden geçirme, fotoğrafların yayımlanması için gerekli aydınlatma ve gerektiğinde ayrı izin sürecinin yerine geçmez.
9 Kişisel Veri Sahibi Olarak Haklarınız
Kanun’un 11’inci maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse bilgi talep etme.
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
- Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
- Eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme.
- Kanun’un 7’nci maddesindeki koşullarla verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
- Yalnızca otomatik sistemlerle analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme.
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
10 Başvuru Adresi ve Yöntemi
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi Kızılırmak Mah. Dumlupınar Bulv. Next Level No:3/A-11, 06510 Çankaya/Ankara adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Şirketimize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden info@medaura.com.tr adresine başvurabilirsiniz. Tebliğ’de öngörülen diğer yöntemler de şartlarına uygun olarak kullanılabilir. Başvuru yöntemleri hakkında info@medaura.com.tr adresinden bilgi alabilirsiniz.
Başvuruda ad ve soyad, yazılı başvuruda imza, Türk vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri/iş yeri adresi, varsa bildirime esas e-posta, telefon ve faks ile talep konusu bulunmalıdır. Gerekli bilgi ve belgeler eklenebilir. Kimliğin doğrulanması için talebin niteliğiyle orantılı bilgi istenebilir.
Talepler en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde kural olarak ücretsiz sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurulca belirlenen tarifeye göre ücret istenebilir. Başvurunun reddi, cevabın yetersizliği veya süresinde yanıt verilmemesi durumunda Kanun’un 14’üncü maddesindeki koşul ve sürelerle Kurula şikâyet edebilirsiniz. Kurula şikâyet öncesinde veri sorumlusuna başvuru yolunun tüketilmesi gerekir.